Ноя
11

Безпечне управління діловими паперами




  • I have a dream

  • Самая полная коллекция исторической статистики России-СССР.


  •  

    Незважаючи на те, що все більша кількість інформації в наш час зберігається в цифровому форматі, кількість паперових документів, що використовуються компаніями, подвоїлася в період між 2005-2010 роками. Однак саме у зв’язку з початком цифрової епохи, багато фірм починають забувати, як управляти важливими документами і паперовими діловими записами надійно і ефективно.

    Зайве говорити, що є надважливим, щоб компанія мала чітку уяву про весь життєвий цикл паперової документації. Основним джерелом крадіжки особистих даних, афоризму і шахрайства і є не впідпорядкованість документальної звітності. Злочинці не нехтують шукати привід для наживи в паперових відходах і зписаній з обліку документації, в зв’язку з чим компанії стають легкодоступною і пріоритетною мішенню.

    Перше, що необхідно врахувати при розгляді вашого офісного управління важливими діловими паперами – це критерії оцінювання ступеню конфіденційності і потенційної загрози безпеці компанії? Очевидно, що багато чого залежить від функції та діяльності вашої організації. У цілому ж, до документів, які можна розглядати як важливі, можна віднести такі, в яких згадуються співробітники, клієнти або конфіденційна інформація про них, і ті, які містять реквізити, любу юридичну або містячу банківські реквізити документацію.

    Після того як ви визначили важливість документів, наступний крок в управлінні цими файлами, це переконатись, що вони зберігаються правильно. Документи з високим ступенем ризику повинні зберігатися за межами загального доступу, для захисту від непередбачуваних ситуацій. Також збереження в безпечному місці це найбезпечніший спосіб управління діловими паперами, які не підлягають знищенню.

    Іншим варіантом є зберігання документів під рукою в безпечному пристрої. Хоча сьогодні більшість файлів мають резервні копії у електронному вигляді, все ж таки бувають документи, які ви не можете скопіювати. Якщо це так, важливо щоб будь-яке сховище у вас в офісі було водо і вогне стійким. Документи, які можливо скопіювати у електронний резерв, необхідно зашифровувати.

    Іншим ключовим етапом документації і діловодства, є розпорядження файлами, в яких компанія більше не зацікавлена. Важливо зазначити, що багато підприємств, які регулярно мають справу з конфіденційною інформацією, зобов’язані позбуватися конфіденційних файлів документації у відповідності із законодавством.

    Однак, навіть якщо це не є передбачувано законом, важливо правильно розпоряджатися документацією. Замість того, щоб довіряти офісним паперовим знищувачам і подрібнювачам документів, які досвідчені злодії можцть відновити, підриємці повинні призначати спеціаліста або відповідального в компанії, який буде знищувати документи чи готувати їх для подальшої утилізації, архівації, тощо.

    Якщо ви будете дотримуватися цих керівництв управління важливими діловими паперами і документи, то зможете уникати проблем з крадіжки особистої власності та шахрайства в справах компанії, і забезпечити безпеку бізнесу.

    Автор: Louis Tait
    Джерело: http://www.articlesbase.com/small-business-articles/managing-your-businessess-documents-3760680.html



  • I have a dream

  • Самая полная коллекция исторической статистики России-СССР.



  • Социальные сети

    Рубрики

    Последние записи