Ноя
11

«Простой» способ решения проблем




  • Милые кости

  • Самая полная коллекция исторической статистики России-СССР.


  • Originally published at 1000 навыков. Please leave any comments there.

    У любой сложной проблемы всегда есть простое неправильное решение...

    О проблемах мы думать не любим. Часто делаем вид, что их нет. Причина понятна – возникают неприятные эмоции, заниматься ими не хочется, сидим и ждем, вдруг само рассосется. А когда проблема назревает до взрыва, тогда уж в панике что-то делаем. Одна из основных ролей руководителя – решать проблемы. Когда я училась на курсе Профессиональный менеджер , я познакомилась с некоторыми инструментами работы с проблемами, которыми с вами поделюсь.
    Рациональный подход в работе с проблемами сильно снижает эмоциональный фон и как следствие тревогу, что само по себе полезно. Даже если вы не сможете решить проблему, разобрав ее логически, вы перестанете тревожиться и будете ее воспринимать более адекватно. А там, глядишь, и решение придет. Когда я научилась работать с проблемами, я уже даже с интересом искала эти проблемы, как на работе, так и в жизни и с азартом бралась за их разбор. Работа с проблемами превратилась в интересную креативную работу. Способ, о котором я хочу поведать –не самый простой, придется потратить время. Но если мы говорим о сложных проблемах, то простым действием их не решить, поверьте.
    Итак, что делать с проблемами?
    1. Определение проблемы
    Это самый важный этап. Сразу скажу, что это не так просто. Многие путают саму проблему с ее симптомами, с причинами и не могут определить саму проблему.
    Проблема (от греч. problema — преграда, трудность, задача) – затруднительная ситуация, неразрешенный вопрос или задача, которые могут привести к негативным последствиям.
    Для определения проблемы необходимо сначала описать симптомы: все негативные моменты, которые эту проблему окружают и делают ее «выпуклой».
    Примеры симптомов:
    — в компании постоянно теряются документы,
    — о принятых решениях часто не осведомлены заинтересованные лица, что приводит к трудностям,
    — документы проходят долгий путь согласования
    — сотрудники не знают к кому обращаться за нужной информацией

    Проанализировав симптомы, проблему необходимо четко сформулировать, это обязательно. В формулировке должны присутствовать негативные формулировки.
    Например:
    ПРОБЛЕМА
    Отсутствие в компании четко организованной системы управления информационными потоками.

    После формулировки проблемы необходимо проверить ее на «проблематичность», т.е. обозначить негативные последствия ее нерешения.

    Например: В случае нерешения проблемы в компании наступит информационный хаос, что приведет к увеличению времени на осуществление рабочих операций, увеличение количества ошибок из-за несвоевременно полученной информации, возникновению рисков утечки важной информации и т.д.

    Я описала очень простой пример. Есть проблемы, которые определить очень сложно. Симптомов слишком много и они явно не показывают на проблему. В этом случае обычно сосредотачиваются на мелких проблемах, которые по сути являются псевдопроблемами , и их решение ни к чему не приводит. Для того, чтобы выявить истинную проблему, необходимо по всем псевдопроблемам попробовать определить причины их возникновения и попробовать их обобщить. Это очень творческая работа, трудная, но интересная. Иногда при работе со сложными проблемами определить ее за один подход не получается, в этом случае необходимо определить, какой еще не хватает информации и найти ее.

    2. Анализ проблемы

    Сначала, если это возможно необходимо предположить причины возникновения данной проблемы, вспомнить с чего все началось. Затем подумать, возникала ли подобная проблема раньше, при каких обстоятельствах. Если при анализе проблемы возникает цепочка проблем, необходимо определить их последовательность и найти «гордиев узел».

    Приведу простой пример.
    Проблема: Не хватает денег, маленькая зарплата.
    Для того чтобы определить причину, спрашиваем Почему?
    Ответ: При моем уровне знаний и опыте больше не платят.
    Здесь уже можно выявить другую проблему: низкий уровень знаний. Почему?
    Ответ: Потому что нет денег на учебу. Почему?
    Проблема: Не хватает денег, маленькая зарплата.
    Что получилось? Замкнутый круг.

    На самом деле проблема в этом случае заключается в том, что человек не может найти способ повысить свой уровень знаний при недостатке финансов.

    Также при анализе проблемы стоит сразу выявить всех заинтересованных лиц, которых данная проблема существенно затрагивает. Эта информация пригодится потом, когда нужно будет искать поддержку для ее решения . Также стоит определить и свои полномочия относительно рассматриваемой проблемы. Если она вообще не в вашей компетенции и у вас нет административного ресурса для ее решения, лучше за нее не браться, а остановиться на ее анализе. Или поделиться результатами анализа с заинтересованными сторонами. Или переопределить проблему в узкой части, касаемой только вас.

    3. Постановка цели
    После определения и анализа проблемы следует поставить цель. Цель необходимо поставить по SMART-модели:
    — конкретно, что вы хотите получить в результате решения данной проблемы
    — как будете измерять (определять) достигли цели или нет?
    — действительно ли при достижении данной цели проблема будет решена?
    — доказать достижимость цели (уже достигали или есть примеры других)
    — за какой срок необходимо достичь цель

    4. Варианты решений проблемы

    У любой проблемы вариантов решения тьма. Лучше разобрать все возможные. Перебор всех возможных вариантов (даже самых сумасшедших) поможет найти самый оптимальный.
    Варианты стоит обозначить в виде дерева решений: от общих к частным. Приведу пример решений для более жизненной проблемы.

    Для того, чтобы выбрать самый оптимальный вариант, все варианты надо оценить.
    Я пользуюсь обычно для этого Матрицей оценки вариантов. Мегаполезный инструмент.
    Сначала необходимо определить 5-7 важных для вас критериев. Эти критерии должны быть согласованы с целью и решаемой проблемой. В качестве критериев могут выступать любые, даже субъективный- нравится/не нравится.
    Потом каждому критерию присвойте вес в %, в сумме должно получится 100%.
    Ну а теперь подставляете варианты в таблицу. Сравнивать можно как общие варианты, так и частные. Оценивайте каждый вариант по каждому критерию по 5 бальной шкале, умножайте оценку на вес и считайте общую оценку варианта. Простая математика.Тот вариант, который наберет высший балл – самый оптимальный.

    Это рациональный способ разрешения проблем. Есть и другие — иррациональные, о них позже.
    Попробуйте решить какую-нибудь вашу проблему таким способом, не поленитесь, результаты вас приятно обрадуют, поверьте мне. Первый раз будет трудновато, а потом войдете во вкус и будете  проблемы,как орешки щелкать :-) Попробуйте заняться этим со своей командой,если проблема личного плана- с друзьями, супругом.  Каждая решенная проблема — это победа! Желаю вам побед!











































  • Милые кости

  • Самая полная коллекция исторической статистики России-СССР.



  • Социальные сети

    Рубрики

    Последние записи